Es una creencia popular que la Asamblea General de Copropietarios debe realizarse dentro de los tres primeros meses del año y de allí el afán de muchas agrupaciones y conjuntos residenciales para llevarlas a cabo en el mes de Marzo. Esta desinformación genera que en dicho mes sea realice el 80% de las asambleas de los conjuntos en la ciudad de Bogotá, -me hace recordar el adagio que los colombianos dejamos todo para lo último- generando un pico y saturación para acceder a servicios de logística para asambleas (alquiler de sonido, video proyectores, votaciones electrónicas, registro de asistencia, encontrar un salón ó recinto disponible para congregar a la comunidad, entre otras).
Para despejar cualquier duda sobre esta concepción errada voy a referirme al artículo 39 de la ley 675 de 2001:
Artículo 39. Reuniones. La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.
Luego de leer el artículo se pueden concluir:
• En ningún lugar se señala que el vencimiento presupuestal coincida con el tercer mes del año calendario ó el año fiscal.
• La fecha de la celebración de la asamblea queda supeditada a la definición que dé el reglamento de la propiedad horizontal al respecto. Si allí se especificara que la reunión es el primer día hábil del mes de Junio, esta asamblea sería totalmente válida.
• Por otra parte si la propiedad horizontal no tiene un reglamento definido para la asamblea ó en dicho reglamento no se especifica una fecha particular, se aplica la condición que debe realizarse la asamblea en el plazo máximo de 3 meses luego del vencimiento del periodo presupuestal. Pero aquí surge otra situación y es que nuevamente se caiga en la situación en que la propiedad no tenga un reglamento o en dicho reglamento no se defina la duración del período presupuestal. Si se presenta esta situación de vacío en la definición, en la misma celebración de la Asamblea debe quedar claro y consignarse en el acta, la vigencia del presupuesto aprobado y evitar controversias por la errónea interpretación normativa.
Como puede ver, la mejor manera de evitarse inconvenientes, discusiones, ambigüedades y sobrecostos en el pago de servicios de logística para su asamblea, es definir las reglas claras en el reglamento de la Asamblea.