Aunque la mayoría de las propiedades horizontales se consideran entidades sin ánimo de lucro, uno de los mayores problemas que poseen se centra en el buen manejo de cartera por cobro de administración, el cual conforma gran parte del grueso de sus ingresos; de allí la importancia que el administrador del conjunto residencial asuma un papel protagonista para que esta cartera no se incremente de un período a otro.
El administrador debe socializar constantemente a los copropietarios, la importancia de estar al día y los beneficios que esto trae consigo para ellos y para la copropiedad, ya sea a través de comunicados y publicaciones mensuales, resaltando los descuentos aprobados por pronto pago y también dando a conocer aquellas unidades residenciales con cifras más abultadas de deuda, con el fin de identificarlas y llegar a buen término en cuanto al pago de los dineros adeudados y así evitar el envío a cobro a través de oficinas de abogados y cobranzas, y las prescripciones de las obligaciones morosas.
La labor del administrador ante un deudor moroso, generalmente secundada por el reglamento de propiedad horizontal, suele tomar medidas contra aquellos propietarios morosos, tales como suspender ciertos servicios que van desde el derecho de áreas comunes como gimnasio, salones sociales ó de parrilla, el uso parqueadero de visitantes, entrega de correspondencia e incluso el no poder ejercer su derecho a voto en las Asambleas Generales de Copropietarios.
Pero es esto último legal? Está permitido que se restrinja el voto por el hecho que un propietario no esté al día con el pago de administración? Aquí la respuesta es que se deben remitir al reglamento de la asamblea, el cual debe estipular con anticipación - no el día de la asamblea - las reglas de juego que se considerarán para cuando se realice dicho evento.
Si en el reglamento se define que un propietario que se encuentra en deuda por concepto de administración no puede votar, entonces no habría problema en restringir dicho privilegio. Si se toma dicha medida pero no está definida claramente en el reglamento, la asamblea puede ser impugnada con todos los contratiempos que esto puede generar.
Así que antes de tomar este tipo de sanciones y previa a la celebracion de la asamblea anual, es mejor que el administrador publique junto con los boletines de gestión el reglamento de la asamblea en donde se precisen este tipo de situaciones.
Una segunda pregunta que surge es, si un deudor moroso aunque no tiene derecho a votar, debe ser contado en el quorum de asistencia. Pareciese contradictorio, pues se cuentan para una cosa y para otras no.
En algunos conjuntos se cuentan los morosos para establecer si se cuenta con el mínimo de asistencia posible para iniciar la asamblea, pero se dejan por fuera de las votaciones. Este punto es de vital cuidado y para no quedar nuevamente en riesgo de impugnación, nuevamente, esta situación también debe ser considerada y descrita a detalle de como proceder dentro del manual de la asamblea.