Inicia un nuevo año y es la época en la que los administadores y consejos de administración obedeciendo la ley 675 de 2001 de propiedad horizontal, inician la difícil tarea de planear la asamblea ordinaria de propietarios. Esta tarea que en sus inicios era bastante manual y un poco improvisada por algunos, en los últimos años ha sido tomada en serio y los conjuntos mas organizados, suelen contratar a empresas especializadas en brindar este tipo de servicios.
Existen de todos los tamaños y gustos en el mercado, pero lo que si ha marcado una tendencia, es la necesidad de utilizar la tecnología para reducir los debates y que dichas reuniones sean mas cortas.
Las empresas dedicadas a este negocio suelen ofrecer la utilización de votos por código de barras y votación electrónica utilizando controles remotos. Pero, cuál de ellos es mejor?
Para llegar a esta respuesta se deben considerar varias situaciones y complejidades propias de una asamblea de propietarios:
1. Procesamiento de poderes de representación y control de asistencia
Es bastante común que un propietario delegue a algún vecino su representación durante la asamblea porque no puede asistir. Esta situación se evidencia durante el registro del asistente, generalmente el propietario que sí puede asistir, lleva un documento firmado por el ausente dejando constancia de la situación. Aquí entra en juego la suma de coeficientes de copropiedad, que para explicarlo de forma simple, es el valor porcentual o peso que tiene el voto de un propietario con respecto a los demás co-propietarios, dicho coeficiente es también utilizado para calcular el monto de pago de la cuota de administración.
Continuando con el ejemplo de la representación, significa que a la persona que asiste se le debe sumar el coeficiente de la persona que este representa. Ahora imagínese que esa persona tiene más de un poder de representación. Se debe considerar entonces que en cada punto que se someta a votación su opinión tiene un peso mayor como consecuencia de sumar el coeficiente propio más el de las personas que representa.
Para el sistema de voto con código de barras significa entregar tantas tarjetas impresas como personas se representen. Por otra parte no es nativo en el software de los lectores configurar que un código de barras que representa una respuesta (un sí ó un no), tengan diferentes pesos de acuerdo al propietario que se le entregue dicho código. Esto es un grave problema pues se ignora el coeficiente de copropiedad en las votaciones, considerando todos los votos iguales y la asamblea misma puede fácilmente ser impugnada.
Para el sistema de votación electrónica es mucho más sencillo, sin importar a cuantos propietarios una persona llegue a representar, solo recibirá un control remoto, pues el software que configura los controles en forma dinámica permite asignarle un peso a cada voto que se genere desde dicho dispositivo. Esta configuración generalmente se hace en el registro de los asistentes en la que se reciben los poderes y se entrega el control remoto a cada propietario.
El tiempo es valioso y una de las actividades que más toma tiempo es el registro de los asistentes y el control de asistencia, entre más eficiente será mejor. No olvide que es vital verificar si se cuenta con el Quorum mínimo aprobado para que de esta manera se de inicio a la asamblea.
Punto para el sistema de votación electrónica.
2. Complejidad de las preguntas a someter a votación
Durante la asamblea de propiedad horizontal suelen someterse a votación de los asambleístas puntos tales como aprobaciones de estados financieros, aprobación del presupuesto y elecciones de cargos propios del conjunto residencial como administrador, miembros del consejo de administración, entre otros. Algunas respuestas son tan sencillas que solo permiten un sí o un no. Pero hay preguntas en las que simplemente se quiere evaluar la opinión de los asambleístas ante una tercera opción como el voto en blanco ó preguntas en las que las respuestas son mas de 3 opciones, como por ejemplo elegir entre 4 ó mas empresas de vigilancia ó votar por 4 ó mas candidatos a ser revisores fiscales.
Para el sistema de votación con lectores implica que se debe imprimir un código por cada posible respuesta. Es decir que a cada asistente a la asamblea se le entrega desde el registro un grupo de códigos impresos que utilizarán a la hora de votar. Si solo entregan 2 códigos (uno para el sí y otro para el no), no será posible utilizar el sistema para capturar la opinión de los asambleístas ante preguntas con mas de 2 posibles respuestas. Claro, se podrían entregar más códigos desde el inicio, pero esto implica más dinero pues las empresas suelen cobrar por la papelería utilizada para imprimir los códigos, sumado a que es una práctica poco amigable con el medio ambiente, considere el punto anterior, en caso de representación de otros propietarios, los asistentes terminan con muchos tarjetones de códigos en sus manos.
El sistema de votación electrónica aquí vuelve y saca ventaja dado que el control remoto que se entrega al asistente cuenta con 10 teclas que el usuario puede utilizar, es decir que cada una de ellas representa una posible opción de respuesta. Incluso se pueden lanzar preguntas cuya respuesta sea de selección múltiple, en las que el asambleísta puede marcar más de una opción como sus favoritas. Esto suele suceder en los proyectos de inversión en que las 3 iniciativas más votadas suelen ser los que se ponen en marcha la administración del conjunto residencial.
3. Captura de las respuestas por los asistentes
Recuerde que una de los principales objetivos es reducir el tiempo de duración de su asamblea, así que entre más rápido se capture la opinión de los asambleístas y menor sea el tiempo en conocer el resultado final de la votación, usted podrá avanzar al siguiente tema en su orden del día.
Para el sistema de votación con lector de código de barras implica que los asistentes se acerquen hacia un lugar en el que se encuentre la pistola que lee el código ó en caso contrario, que una persona con el equipo lector pase por cada uno de los puestos de los asistentes leyendo el código. En cualquiera de los escenarios se requiere de tiempo para que los códigos sean leídos y el desplazamiento físico de las personas por el recinto. Por otra parte, por error humano puede suceder que un código de barras sea leído más de una vez, ocasionando que a una persona se le contabilice su voto más de una vez. Este tipo de situaciones hace que la asamblea sea facilmente impugnable.
El sistema de votación electrónica resulta más cómodo y eficiente pues con un alcance de hasta 400 metros ó mas dependiendo de los equipos, desde la comodidad de su asiento, el asambleísta puede oprimir un botón y el sistema en cuestión de segundos contabiliza y suma el resultado. Incluso las votaciones se controlan por ventanas de tiempo en los que se definen cuanto tiempo se le otorga a los asistentes para realizar su voto. El software de estos dispositivos controlan que durante dicha ventana de tiempo solo 1 voto sea procesado por cada control, eliminando la posibilidad de contar mas de una vez el voto de una misma persona.
Conclusión:
Sin ahondar mucho mas en la discusión el sistema de votación electrónico ofrece muchas mas ventajas que el uso de lectores de códigos de barra, con el paso de los años el acceder a esta tecnología ha bajado de precio y es mas accequible a empresas, fondos y conjuntos residenciales que deseen llevar sus asambleas a otro nivel, anteponiendo la eficiencia y la comodidad de sus asambleístas como primordial objetivo en la celebración de sus reuniones.